1.01 - Büro des Bürgermeisters / Kommunalpolitik

Das Büro des Bürgermeisters/Kommunalpolitik ist eine zentrale Schnittstelle zwischen dem Bürgermeister, den kommunalpolitischen Gremien, der Stadtverwaltung sowie den Einwohnerinnen und Einwohnern der Stadt Herzberg (Elster). Es ist dem Fachbereich 1.0 – Zentrale Steuerung und Services sowie Familie und Bildung zugeordnet.

Unterstützung des Bürgermeisters

Das Büro unterstützt den Bürgermeister bei der Organisation und Koordinierung seiner täglichen Amtsgeschäfte. Dazu gehören insbesondere:

• Koordinierung und Überwachung von Terminen,
• Vorbereitung von Gesprächen, Sitzungen und Besprechungen,
• Einladung und Information der Teilnehmenden,
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern,
• Bearbeitung von Telefonaten, Schreiben und elektronischer Post,
• Koordinierung des Postein- und Postausgangs,
• Protokollführung bei Besprechungen sowie
• verwaltungsinterne Weiterleitung von Vorgängen und Informationen.

Anfragen und Anliegen, die mehrere Fachbereiche betreffen, werden aufgenommen, an die zuständigen Stellen weitergeleitet und in ihrer Bearbeitung koordiniert.

Kommunalpolitik und Sitzungsdienst

Ein weiterer Schwerpunkt ist die organisatorische Betreuung der Stadtverordnetenversammlung, des Hauptausschusses, der Fachausschüsse und der Ortsbeiräte. Der Sitzungsdienst unterstützt damit die geordneten Beratungs- und Entscheidungsprozesse der kommunalen Selbstverwaltung.

Zu seinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Aufstellung und Pflege des Sitzungskalenders,
• organisatorische Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung der Sitzungen,
• Zusammenstellung und Bereitstellung von Einladungen, Tagesordnungen und Beratungsunterlagen,
• Koordinierung der Beschlussvorlagen aus den Fachbereichen,
• Protokollführung und Erstellung der Sitzungsniederschriften,
• Ausfertigung und Veröffentlichung der gefassten Beschlüsse,
• Dokumentation und Weiterleitung der Beratungsergebnisse,
• Pflege des elektronischen Ratsinformationssystems,
• Veröffentlichung von Sitzungsbekanntmachungen und Beschlussergebnissen,
• Koordinierung kommunalpolitischer Anfragen sowie
• Unterstützung bei der Kontrolle und Nachverfolgung der Beschlussumsetzung.

Über das Ratsinformationssystem können sich Bürgerinnen und Bürger über öffentliche Sitzungstermine, Tagesordnungen, Vorlagen, Niederschriften und Beschlüsse informieren. Nichtöffentliche Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen geschützt.

Betreuung der kommunalpolitischen Mandatsträger

Das Büro unterstützt die ehrenamtlichen Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung, ihrer Ausschüsse und der Ortsbeiräte in organisatorischen Angelegenheiten. Dazu zählen die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen und Informationen sowie die Abrechnung von Aufwandsentschädigungen, Sitzungsgeldern, Verdienstausfall und Auslagenersatz. Ebenso werden die Geschäftsführungsmittel der Fraktionen und Ortsbeiräte verwaltungsseitig bearbeitet.

Bürgeranliegen und Einwohnerbeteiligung

Das Büro des Bürgermeisters/Kommunalpolitik nimmt Bürgereingaben und allgemeine, fachübergreifende Anliegen entgegen und koordiniert deren weitere Bearbeitung innerhalb der Stadtverwaltung. Es wirkt außerdem bei der Organisation gesetzlich oder satzungsrechtlich vorgesehener Beteiligungsformate mit.

Hierzu gehören unter anderem:

• Einwohnerfragestunden,
• Einwohnerversammlungen,
• Einwohnerbefragungen und Einwohneranträge,
• Bürgerdialoge und thematische Beteiligungsveranstaltungen,
• Beteiligungsverfahren in der Kernstadt und den Ortsteilen sowie
• weitere analoge und digitale Formen der Bürgerbeteiligung.

Das Büro unterstützt bei der Vorbereitung, Einladung, Durchführung, Dokumentation und Nachbereitung dieser Beteiligungsformate und führt den städtischen Beteiligungskalender.

Kommunales Ortsrecht und allgemeine Verwaltungsaufgaben

Zum Aufgabenbereich gehört zudem die organisatorische Mitwirkung bei der Pflege und Weiterentwicklung wichtiger kommunaler Regelungen. Dies betrifft insbesondere die Hauptsatzung, die Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung, die Entschädigungssatzung und die Einwohnerbeteiligungssatzung. Darüber hinaus werden Unterlagen der kommunalpolitischen Gremien geordnet dokumentiert und Anfragen zum Sitzungsdienst sowie zu kommunalrechtlichen Akteneinsichtsrechten bearbeitet.

Das Büro des Bürgermeisters/Kommunalpolitik trägt damit zu transparenten Entscheidungsabläufen, einer verlässlichen Zusammenarbeit zwischen Politik und Verwaltung sowie zur Beteiligung der Einwohnerinnen und Einwohner an der Entwicklung der Stadt Herzberg (Elster) bei.