1.02 - Zentrale Dienste & Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF)

Die Sachbearbeitung Zentrale Dienste und Betriebliche Gesundheitsförderung ist dem Fachbereich 1.0 – Zentrale Steuerung und Services sowie Familie und Bildung zugeordnet. Sie übernimmt verwaltungsübergreifende Koordinierungsaufgaben und bildet eine direkte Schnittstelle zum Bürgermeister, zur Fachbereichsleitung, zu den Fachbereichen und zu den nachgeordneten Einrichtungen der Stadt.

Ziel ist es, zentrale Abläufe zu bündeln, Zuständigkeiten transparent zu gestalten und eine verlässliche Bearbeitung fachbereichsübergreifender Verwaltungsangelegenheiten sicherzustellen. Die Tätigkeit gliedert sich in die Bereiche zentrale Anlaufstelle und Koordinierung, Unterstützung kommunalpolitischer Prozesse sowie Arbeitsschutz und Betriebliche Gesundheitsförderung.

Zentrale Anlaufstelle und Koordinierung

Die Stelle unterstützt die Organisation des Bürgermeisterbüros und dient als Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Vereine, Behörden sowie weitere Partnerinnen und Partner. Anliegen werden aufgenommen, nach Zuständigkeit eingeordnet und an die entsprechenden Fachbereiche weitergeleitet.

Zu den zentralen Aufgaben gehören insbesondere:

• Koordinierung von Terminwünschen und Sprechstunden des Bürgermeisters,

• Steuerung des zentralen E-Mail-Eingangs der Stadtverwaltung,

• verwaltungsinterne und externe Weiterleitung von Anfragen und Unterlagen,

• Betreuung des elektronischen Behördenpostfachs für die sichere digitale Kommunikation,

• Unterstützung des zentralen Rechnungseingangs und der E-Rechnungsprozesse,

• Dokumentation, Zuordnung und Weiterleitung eingehender Rechnungen,

• Mitwirkung bei Kontierung und Prüfung der verfügbaren Haushaltsmittel,

• zentrale Haushalts- und Bedarfsplanung im Fachbereich 1.0,

• Unterstützung bei Investitionsplanung, Projektmanagement und Projektcontrolling sowie

• Koordinierung fachbereichsübergreifender Verwaltungsabläufe.

Die Stelle trägt damit dazu bei, dass Anfragen und digitale Eingänge nachvollziehbar, sicher und möglichst ohne vermeidbare Umwege bearbeitet werden.

Organisation des Raumpflegepools

Der städtische Raumpflegepool ist der Stelle organisatorisch zugeordnet. Die Aufgaben umfassen die zentrale Koordinierung der Reinigungskräfte in den Verwaltungsgebäuden und weiteren städtischen Einrichtungen. Dazu gehören insbesondere die Erstellung und Abstimmung von Einsatzplänen, die Organisation von Vertretungen, regelmäßige Teambesprechungen sowie die Planung und nachhaltige Beschaffung von Reinigungs- und Verbrauchsmitteln.

Unterstützung kommunalpolitischer Prozesse

In Zusammenarbeit mit dem Büro des Bürgermeisters/Kommunalpolitik unterstützt die Stelle die Weiterentwicklung des kommunalen Sitzungsdienstes. Im Mittelpunkt stehen serviceorientierte, einheitliche und zunehmend digitale Arbeitsabläufe.

Hierzu gehören:

• Unterstützung bei personellen Vertretungen im Sitzungsdienst,

• Weiterentwicklung einheitlicher Vorlagen und Dokumentationsstandards,

• Mitwirkung bei digitalen und unterstützten Verfahren der Protokollführung,

• Optimierung des elektronischen Ratsinformationssystems sowie

• Verbesserung der Informations- und Beteiligungsangebote für kommunalpolitische Mandatsträgerinnen und Mandatsträger sowie für Bürgerinnen und Bürger.

Arbeitsschutz

Die Stelle unterstützt die Verwaltungsleitung und die zuständigen Führungskräfte bei der organisatorischen Umsetzung des gesetzlichen Arbeitsschutzes. Die Arbeitgeberverantwortung und die jeweiligen Führungsverantwortungen werden dadurch nicht ersetzt.

Zum Aufgabenbereich gehören insbesondere:

• organisatorische Begleitung von Arbeitsschutzmaßnahmen,

• Kontakt und Abstimmung mit der Unfallkasse Brandenburg sowie weiteren Fachstellen,

• Koordinierung von Erste-Hilfe-Kursen und Arbeitsschutzunterweisungen,

• Mitwirkung bei der Bearbeitung und Dokumentation von Arbeitsunfällen,

• Vorbereitung erforderlicher Meldungen und Statistiken,

• Unterstützung bei Gefährdungsbeurteilungen und daraus abgeleiteten Maßnahmen,

• Berücksichtigung körperlicher und psychischer Belastungen am Arbeitsplatz sowie

• Begleitung von Veränderungen durch Digitalisierung, neue Technologien, Arbeitsorganisation und Umwelteinflüsse.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Die Betriebliche Gesundheitsförderung ergänzt den verpflichtenden Arbeitsschutz durch präventive und gesundheitsfördernde Angebote. Ziel ist es, die Gesundheit, Arbeitsfähigkeit, Motivation und Zusammenarbeit der Beschäftigten langfristig zu stärken.

Die Stelle entwickelt und koordiniert bedarfsgerechte Maßnahmen, insbesondere zu folgenden Themen:

• Bewegung und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung,

• gesunde Ernährung,

• psychische Gesundheit und Stressprävention,

• Umgang mit den Belastungen digitaler Arbeitsformen,

• Suchtprävention,

• gesundheitsgerechte Arbeitsorganisation,

• Stärkung von Teams und sozialen Ressourcen sowie

• gesundheitsorientierte Führung.

Dabei werden sowohl das individuelle Gesundheitsverhalten als auch die Arbeitsbedingungen betrachtet. Maßnahmen können deshalb von Informations- und Bewegungsangeboten bis zur Verbesserung von Arbeitsabläufen, Kommunikation und Zusammenarbeit reichen.

Das Betriebliche Gesundheitsmanagement der Stadt umfasst die drei Bereiche Arbeitsschutz, Betriebliche Gesundheitsförderung und Betriebliches Eingliederungsmanagement. Die Stelle Zentrale Dienste und Betriebliche Gesundheitsförderung begleitet den Arbeitsschutz und die Gesundheitsförderung. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement wird eigenständig durch das Personalmanagement wahrgenommen.