1.021 - Postdienste, Technik & Eventorganisation Bürgerzentrum

Der Bereich Postdienste, Technik und Eventorganisation Bürgerzentrum ist dem Fachbereich 1.0 – Zentrale Steuerung und Services sowie Familie und Bildung zugeordnet. Er unterstützt den laufenden Betrieb des Bürgerzentrums in der Uferstraße 6 und verbindet Veranstaltungsorganisation, technische Betreuung, Postdienste und allgemeine organisatorische Aufgaben.

Veranstaltungen und Raumnutzung

Ein Schwerpunkt liegt auf der praktischen Vorbereitung und Begleitung von Veranstaltungen, Sitzungen, Besprechungen und weiteren Nutzungen im Bürgerzentrum. Dies betrifft insbesondere den Sitzungs- und Veranstaltungssaal, den Fraktionsraum und die Besprechungsräume des Gebäudes.

Zu den Aufgaben gehören:

• Koordinierung der Raumbelegung und Veranstaltungstermine,

• Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen und Veranstaltenden,

• Unterstützung bei der Planung und organisatorischen Vorbereitung,

• Vorbereitung der benötigten Räume und Ausstattungsgegenstände,

• Empfang und Betreuung von Gästen und Veranstaltenden,

• Mitwirkung bei kommunalen Veranstaltungen,

• Kontrolle des bereitgestellten städtischen Equipments sowie

• Dokumentation und Auswertung von Veranstaltungen.

Anfragen zur Nutzung des Bürgerzentrums werden in Zusammenarbeit mit den für Nutzungsvereinbarung, Entgeltberechnung, Gebäudemanagement und Veranstaltungsplanung zuständigen Bereichen bearbeitet. Die Tätigkeit umfasst vor allem die organisatorische und technische Umsetzung vor Ort.

Veranstaltungs- und Haustechnik

Der Bereich betreut die im Bürgerzentrum vorhandene Veranstaltungs- und Haustechnik. Nutzerinnen und Nutzer erhalten bei Bedarf eine Einweisung in die sachgerechte Bedienung der zur Verfügung gestellten Anlagen.

Hierzu zählen insbesondere:

• Beleuchtungs- und Bühnentechnik,

• Mikrofone, Lautsprecher und Musikanlage,

• Beamer und Präsentationstechnik,

• Jalousien und Verdunkelung,

• Heizungs- und Klimaanlagen sowie

• Schließ- und Zugangstechnik.

Darüber hinaus werden Wartungstermine überwacht, technische Störungen weitergemeldet und notwendige Abstimmungen mit dem Gebäudemanagement oder beauftragten Fachfirmen vorgenommen.

Ausstattung und Bestandsverwaltung

Für Veranstaltungen und Sitzungen werden unterschiedliche Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände bereitgehalten. Der Bereich übernimmt deren Organisation, Kontrolle und Bestandsverwaltung.

Dazu gehören unter anderem:

• Stühle, Tische und Stehtische,

• Bühnen- und Präsentationselemente,

• Geschirr und Besteck,

• Dekorationsmaterialien sowie

• technische und organisatorische Veranstaltungsausstattung.

Nach einer Nutzung wird kontrolliert, ob das überlassene Equipment vollständig und ordnungsgemäß zurückgegeben wurde. Festgestellte Schäden, Fehlbestände oder sonstige Unregelmäßigkeiten werden an die zuständigen Stellen weitergeleitet.

E-Rechnung, Postdienste und Botenfahrten

Der Bereich unterstützt das zentrale digitale Postmanagement der Stadtverwaltung. Unter bestimmten Umständen unterstützt er die Abholung, Beförderung und Verteilung von Postsendungen zwischen dem Rathaus, dem Bürgerzentrum, weiteren städtischen Einrichtungen, der Kreisverwaltung und den Postdienstleistern.

Ergänzend werden notwendige Botenfahrten innerhalb des Stadtgebietes durchgeführt. 

Unterstützung des Sitzungsdienstes und des Stadtarchivs

Bei Sitzungen der Stadtverordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse unterstützt der Bereich die räumliche und technische Vorbereitung. Dazu gehören insbesondere die Einrichtung des Sitzungssaals, die Bereitstellung der benötigten Technik und die Unterstützung eines störungsfreien Sitzungsablaufs.

Ergänzend können organisatorische Hilfstätigkeiten für das Stadtarchiv übernommen werden. Hierzu zählen die Annahme und Weiterleitung von Bürgeranfragen, die Unterstützung bei der Ordnung und Verzeichnung von Archivgut sowie die Mitwirkung an Projekten der historischen Bildungsarbeit. Die fachliche Bearbeitung von Archivanfragen erfolgt durch das Stadtarchiv.

Bürgerzentrum als öffentlicher Veranstaltungsort

Das Bürgerzentrum ist über den Haupteingang barrierefrei zugänglich. Alle vier Etagen können mit dem Aufzug erreicht werden. Der Bereich Postdienste, Technik und Eventorganisation trägt dazu bei, dass die Räume für kommunalpolitische Sitzungen, kulturelle und soziale Angebote, Bildungsformate sowie Veranstaltungen von Vereinen, Initiativen und weiteren Nutzergruppen vorbereitet und sicher genutzt werden können.