2.2 - Sachgebiet Kasse, Mahnwesen & Vollstreckung

Das Sachgebiet 2.2 – Kasse, Mahnwesen & Vollstreckung gehört zum Fachbereich 2.0 – Zentrale Finanzleistungen. Als zentrale Zahlungs- und Vollstreckungsstelle wickelt es sämtliche Einzahlungen und Auszahlungen der Stadt Herzberg (Elster) ab, überwacht offene Forderungen und gewährleistet die Zahlungsfähigkeit der Stadt.

Für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen ist das Sachgebiet insbesondere Ansprechpartner bei Fragen zu Zahlungseingängen, offenen Beträgen, Mahnungen, Erstattungen und Vollstreckungsmaßnahmen. Es unterstützt außerdem bei der Klärung, welchem Bescheid oder Vertrag eine Zahlung zugeordnet wurde.

Zahlungsverkehr und Stadtkasse

Die Stadtkasse führt den gesamten unbaren und – soweit vorgesehen – baren Zahlungsverkehr der Stadt aus. Sie nimmt Zahlungen entgegen, ordnet diese den jeweiligen Forderungen zu und leistet die durch die zuständigen Fachbereiche angeordneten Auszahlungen.

Zu den Aufgaben gehören insbesondere:

• Verarbeitung und Überwachung aller Einzahlungen und Auszahlungen,

• Zuordnung von Zahlungen zu Forderungen und Personenkonten,

• Klärung fehlender oder fehlerhafter Verwendungszwecke,

• Bearbeitung von Überzahlungen und Erstattungen,

• Führung und Abstimmung der Sach- und Personenkonten,

• Bearbeitung von Rücklastschriften,

• Verwaltung von SEPA-Lastschriftmandaten,

• Überwachung der städtischen Bankkonten,

• Bewirtschaftung der Kassenmittel und Rücklagen,

• Liquiditätsplanung und Liquiditätskontrolle,

• Überwachung der Zahlstellen, Gebührenkassen und Handkassen,

• Erstellung der kassenmäßigen Tages-, Zwischen- und Jahresabschlüsse.

Damit eine Zahlung richtig zugeordnet werden kann, sollten stets das auf dem Bescheid oder der Rechnung angegebene Kassenzeichen beziehungsweise Buchungszeichen und der Verwendungszweck angegeben werden. Für Überweisungen sind ausschließlich die Bankverbindungen zu verwenden, die auf dem jeweiligen Bescheid, der Rechnung oder der aktuellen Internetseite der Stadt genannt werden.

Fragen zu Zahlungen

Das Sachgebiet unterstützt insbesondere bei folgenden Anliegen:

• Ist eine Zahlung bei der Stadt eingegangen?

• Wurde die Zahlung dem richtigen Bescheid zugeordnet?

• Warum wird eine Forderung noch als offen geführt?

• Wie ist eine Mahnung zusammengesetzt?

• Wurde ein Betrag doppelt oder zu hoch gezahlt?

• Wann erfolgt eine angekündigte Erstattung?

• Kann ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt, geändert oder widerrufen werden?

• Welches Kassenzeichen ist bei einer Überweisung anzugeben?

• An welche Stelle muss ich mich bei Zahlungsschwierigkeiten wenden?

Für die Prüfung sind regelmäßig der Name der zahlungspflichtigen Person, das Kassenzeichen, der betreffende Bescheid und gegebenenfalls ein Zahlungsnachweis erforderlich.

Abgrenzung zur festsetzenden Stelle

Die Stadtkasse setzt Steuern, Gebühren und sonstige Forderungen grundsätzlich nicht selbst fest. Grundlage für die Zahlung ist ein Bescheid, eine Rechnung, ein Vertrag oder eine sonstige Zahlungsanordnung des jeweils zuständigen Fachbereichs.

Einwendungen gegen den Inhalt oder die Höhe einer Forderung sind daher an die Stelle zu richten, die den Bescheid oder die Rechnung erlassen hat. Beispiele sind:

• Grund-, Gewerbe- und Hundesteuer: Team 2.1 – Haushalt, Bilanzbuchhaltung & Steuern,

• Elternbeiträge: Kindertagesbetreuung & Qualitätsmanagement,

• Verwaltungsgebühren: der jeweils zuständige Fachbereich,

• privatrechtliche Entgelte und Mieten: die im Vertrag oder in der Rechnung genannte Stelle.

Das Sachgebiet 2.2 kann einen zugrunde liegenden Bescheid nicht eigenständig ändern oder aufheben. Es klärt jedoch den Zahlungsstand und stimmt das weitere Verfahren bei Bedarf mit der zuständigen Stelle ab.

Mahnwesen

Wird eine städtische Forderung nicht rechtzeitig beglichen, überwacht das Sachgebiet den Zahlungseingang und leitet das Mahnverfahren ein. Dabei werden die offenen Beträge einschließlich der gesetzlich vorgesehenen Nebenforderungen ausgewiesen.

Zum Mahnwesen gehören insbesondere:

• regelmäßige Prüfung der fälligen Forderungen,

• Durchführung automatisierter und manueller Mahnläufe,

• Erstellung und Versand von Mahnungen,

• Berechnung von Mahngebühren, Säumniszuschlägen und weiteren Nebenforderungen,

• Bearbeitung von Rückfragen zu Mahnungen,

• Klärung nicht oder falsch zugeordneter Zahlungen,

• Überwachung vereinbarter Zahlungsfristen,

• Vorbereitung der Übergabe an die Vollstreckung.

Wer eine Mahnung erhält, obwohl bereits gezahlt wurde, sollte sich zeitnah mit der Stadtkasse in Verbindung setzen und einen Zahlungsnachweis sowie das verwendete Kassenzeichen bereithalten.

Zahlungsschwierigkeiten und Zahlungsvereinbarungen

Kann eine Forderung nicht fristgerecht vollständig beglichen werden, sollte möglichst frühzeitig Kontakt mit der Stadt aufgenommen werden. Dadurch können zusätzliche Mahn- und Vollstreckungskosten möglicherweise vermieden werden.

Je nach Art der Forderung kommen unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Stundung, eine Ratenzahlung oder andere Zahlungsvereinbarungen in Betracht. Ob eine solche Erleichterung gewährt werden kann, wird im Einzelfall geprüft. Die Entscheidung kann bei der Stelle liegen, die den Bescheid erlassen hat; das Sachgebiet nimmt das Anliegen entgegen und koordiniert die weitere Bearbeitung.

Für eine Prüfung können insbesondere erforderlich sein:

• schriftlicher und begründeter Antrag,

• Angaben zur gewünschten Zahlungsweise,

• Nachweise über Einkommen und regelmäßige Ausgaben,

• Angaben zu weiteren Zahlungsverpflichtungen,

• gegebenenfalls weitere Nachweise zur wirtschaftlichen Situation.

Ein Antrag führt nicht automatisch dazu, dass Fälligkeit, Mahnung oder Vollstreckung ausgesetzt werden. Eine geänderte Zahlungsregelung gilt erst, wenn sie von der zuständigen Stelle bestätigt wurde.

Vollstreckung

Werden fällige Forderungen trotz Mahnung nicht beglichen und liegt kein Vollstreckungshindernis vor, nimmt das Sachgebiet die Aufgaben der kommunalen Vollstreckungsbehörde wahr. Es setzt die Forderungen nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen durch.

Zum Aufgabenbereich gehören insbesondere:

• Prüfung der Vollstreckungsvoraussetzungen,

• Erstellung von Vollstreckungsankündigungen und Vollstreckungsaufträgen,

• Vollstreckung eigener Forderungen der Stadt,

• Bearbeitung von Vollstreckungsersuchen anderer Behörden im Rahmen der Amtshilfe,

• Ermittlung vollstreckungsrelevanter Daten,

• Durchführung gesetzlich zulässiger Pfändungsmaßnahmen,

• Überwachung von Zahlungsvereinbarungen,

• Bearbeitung von Insolvenzverfahren,

• Anmeldung städtischer Forderungen zur Insolvenztabelle,

• Dokumentation und Abrechnung der Vollstreckungskosten.

Die Vollstreckung erfolgt nach den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit und Verhältnismäßigkeit. Betroffene Personen sollten auf Schreiben der Vollstreckungsbehörde zeitnah reagieren und vereinbarte Termine oder Zahlungsfristen einhalten.

Bei persönlichen Vollstreckungsmaßnahmen ist ein sachliches und deeskalierendes Vorgehen vorgesehen. Gleichzeitig ist die Vollstreckungsbehörde verpflichtet, fällige öffentlich-rechtliche und vollstreckbare privatrechtliche Forderungen konsequent beizutreiben.

Forderungen anderer Behörden

Die Stadt kann im Rahmen der gesetzlichen Zuständigkeit auch Vollstreckungsersuchen anderer Behörden bearbeiten. In diesen Fällen vollstreckt die Stadt eine Forderung, die von einer anderen Stelle festgesetzt wurde.

Einwendungen gegen den zugrunde liegenden Bescheid müssen grundsätzlich gegenüber der ersuchenden Behörde geltend gemacht werden. Die Vollstreckungsstelle der Stadt kann die ursprüngliche Forderung inhaltlich nicht verändern.

Statistiken, Abschlüsse und interne Kontrolle

Neben den unmittelbaren Bürgerleistungen erfüllt das Sachgebiet zentrale interne Aufgaben. Dazu gehören:

• Überwachung der Liquidität der Stadt,

• Kontrolle der Kassenbestände,

• Abstimmung der Bank- und Finanzkonten,

• Erstellung von Finanz- und Kassenstatistiken,

• Vorbereitung der kassenmäßigen Jahresabschlüsse,

• Prüfung und Fehlerberichtigung im Zahlungsverkehr,

• Überwachung der ordnungsgemäßen Kassensicherheit,

• Weiterentwicklung digitaler Zahlungs-, Mahn- und Vollstreckungsprozesse.

Durch die Trennung von Anordnung, Buchung und Auszahlung trägt das Sachgebiet zu einer sicheren und nachvollziehbaren Finanzverwaltung bei.

Online-Terminvereinbarung

Für Anliegen zu Kasse, Mahnwesen und Vollstreckung können Termine über das Online-Terminbuchungssystem der Stadt vereinbart werden. Bei komplexen Zahlungs- oder Vollstreckungsangelegenheiten wird eine vorherige Terminvereinbarung empfohlen, damit die notwendigen Unterlagen vorbereitet werden können.

Zu einem Termin sollten – soweit vorhanden – mitgebracht werden:

• Bescheid, Rechnung, Mahnung oder Vollstreckungsschreiben,

• Kassenzeichen oder Aktenzeichen,

• Zahlungsnachweise und Kontoauszüge,

• bei Vertretung eine Vollmacht,

• bei Anträgen auf Zahlungserleichterung die erforderlichen wirtschaftlichen Nachweise.

Das Sachgebiet befindet sich im Obergeschoss des Rathauses. Der barrierefreie Zugang erfolgt über den Hintereingang zwischen Rathaus und Stadtkirche St. Marien. Eine Rampe und ein Aufzug ermöglichen den Zugang zum Obergeschoss. Direkt neben dem Aufzug befindet sich eine barrierefreie Toilette.